Datenschutzhinweise | XMV Timer

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im XMV Timer ist die XMV Solutions GmbH. Kontaktdaten und Vertretungsberechtigte finden Sie im Impressum.

Worum geht es auf dieser Seite?

Der XMV Timer (timer.xmv.de) hilft beim Planen und Durchführen von Meetings: Sie stellen die Agenda im Gespräch mit einem KI-Assistenten zusammen, der Timer zählt die Punkte herunter, und am Ende steht ein Protokoll. Die Nutzung ist kostenlos und setzt ein XMV-Konto voraus.

Die App setzt keine eigenen Cookies, nutzt kein Tracking, keine Analyse-Werkzeuge und zeigt keine Werbung.

Ein Punkt ist wichtig genug, um ihn gleich hier zu nennen: Für den KI-Assistenten werden Ihre Chat-Eingaben an einen Anbieter in den USA übermittelt. Das geschieht nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Ohne Einwilligung bleibt der Assistent aus — dann können Sie bestehende Meetings weiter führen, für ein neues Meeting aber keine Agenda anlegen. Was übermittelt wird, welche Risiken damit verbunden sind und was ohne Einwilligung geht, steht im Abschnitt KI-Assistent weiter unten.

Anmeldung über Ihr XMV-Konto

Die Anmeldung läuft über XMV Authenticity (auth.xmv-cloud.com), den Anmeldedienst der XMV Solutions GmbH. Für die Verarbeitung dort gelten die Datenschutzhinweise zum XMV-Apps-Zugang.

Bei der Anmeldung erhält der XMV Timer:

• eine dauerhafte Kontokennung — eine Zufallsfolge, die Ihr Konto bezeichnet,
• Ihren Namen (Vor- und Nachname), Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Sprache und die Adresse Ihres Profilbilds,
• technische Angaben zur Anmeldung: eine Sitzungskennung, den Zeitpunkt und den Anmeldeweg (etwa Passwort, Passkey oder Microsoft).

Auf Ihrem Gerät bleibt der kurzlebige Zugriffsschlüssel nur im Arbeitsspeicher. Der Nachweis, mit dem Sie nach einem Neuladen angemeldet bleiben, liegt in einer Datenbank Ihres Browsers (IndexedDB). Cookies setzt der XMV Timer nicht.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Was wir zu Ihrem Konto speichern

Auf Servern der XMV Solutions GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland (Hetzner), einer Datenbank zugeordnet zu Ihrer Kontokennung:

• Meetings: Titel, Datum, Start- und Endzeit,
• die Agenda: Punkte mit Titel, Dauer, Zeiten und Beschreibung,
• den Chatverlauf mit dem Assistenten — also alles, was Sie zur Planung eingegeben haben. Das kann Namen von Teilnehmenden und Themen enthalten,
• Timer-Zustand und Protokoll: welcher Punkt lief, geplante und tatsächliche Zeiten,
• die Zeitpunkte des Anlegens und der letzten Änderung.

Zusätzlich liegt im Speicher Ihres Browsers eine Kopie der Meetings Ihres Kontos, damit der Timer auch ohne Internetverbindung läuft. Sie wird beim Abmelden gelöscht.

Übernahme bestehender Meetings. Wenn Sie den XMV Timer schon vor der Anmeldepflicht genutzt haben, liegen Ihre Meetings nur in Ihrem Browser. Bei der ersten Anmeldung werden sie einmalig in Ihr Konto übernommen und danach aus dem bisherigen Browser-Speicher entfernt.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

KI-Assistent: nur mit Ihrer Einwilligung

Der Assistent, mit dem Sie die Agenda planen, läuft nicht auf unseren Servern. Wir nutzen dafür Ollama Cloud der Ollama Inc. mit Sitz in den USA. Weil das eine Übermittlung in ein Land ohne anerkanntes Datenschutzniveau ist, fragen wir Sie vorher ausdrücklich um Ihre Einwilligung.

Ohne Einwilligung wird nichts übermittelt. Das stellen unsere Server sicher, nicht erst Ihr Browser — eine Nachricht an den Assistenten wird ohne Ihre Einwilligung gar nicht weitergeleitet.

Wir fragen Sie nach Ihrer ersten Anmeldung und erneut dann, wenn Sie etwas an den Assistenten senden möchten, ohne eingewilligt zu haben.

Was ohne Einwilligung möglich ist — und was nicht. Ohne Einwilligung können Sie:

• Meetings, die bereits eine Agenda haben, weiter nutzen: den Timer laufen lassen, Punkte von Hand bearbeiten, das Protokoll ansehen;
• Meetings löschen, die Einstellungen öffnen, sich abmelden und Ihre Daten herunterladen.

Nicht möglich ist: für ein neues Meeting eine Agenda anzulegen. Die Agenda entsteht ausschließlich im Gespräch mit dem Assistenten; ein Formular, um sie von Hand einzutragen, gibt es nicht. Ohne Einwilligung können Sie also keine neuen Meetings vorbereiten. Wir nennen das hier ausdrücklich, damit Sie wissen, worauf Sie verzichten, wenn Sie nicht einwilligen.

Was übermittelt wird, wenn Sie eingewilligt haben, bei jeder Nachricht an den Assistenten:

• der Gesprächsverlauf dieses Meetings — alles, was Sie eingegeben haben,
• Titel und Datum des Meetings, gegebenenfalls Zeiten,
• die aktuelle Agenda,
• die Uhrzeit Ihres Geräts.

Nicht übermittelt werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Kontokennung. Der Anbieter erfährt also nicht, von wem die Eingaben stammen — wohl aber ihren Inhalt. Nennen Sie im Chat Namen von Teilnehmenden, sind diese Namen Teil der Übermittlung.

Wo verarbeitet wird. Nach Angaben des Anbieters „primarily in the United States", bei Bedarf auch in Europa, und zwar bei Unterauftragnehmern, die er nicht einzeln benennt.

Was der Anbieter zusagt. Die Inhalte würden nur für die Dauer der Anfrage verarbeitet und nicht darüber hinaus gespeichert, und sie würden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Warum wir Sie ausdrücklich fragen müssen — und worüber wir Sie dabei aufklären. Für diese Übermittlung liegen kein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) und keine Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) vor; der Anbieter bietet beides öffentlich nicht an und bezeichnet sich selbst als eigenständig Verantwortlichen. Eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework ist nicht ausgewiesen, und die USA verfügen über kein Schutzniveau, das die Europäische Kommission als gleichwertig anerkannt hat. Zulässig sind Verarbeitung und Übermittlung deshalb nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO) — und die setzt voraus, dass wir Sie vorher über die Risiken unterrichten:

• Es ist nicht auszuschließen, dass US-Behörden auf übermittelte Inhalte zugreifen.
• Ihre Rechte lassen sich dort schlechter durchsetzen als in der EU.
• Es gibt keine vertraglichen Garantien, auf die Sie sich uns gegenüber berufen könnten, weil weder ein Auftragsverarbeitungsvertrag noch Standardvertragsklauseln bestehen.

Geben Sie deshalb in den Chat keine Angaben ein, deren Übermittlung Sie nicht möchten — insbesondere keine Gesundheitsdaten oder andere besonders schützenswerten Daten Dritter. Für die Agenda genügen Stichworte; vollständige Namen sind dafür nicht erforderlich.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen — unter „Einstellungen", erreichbar über Ihr Profilbild. Ab dem Widerruf wird nichts mehr übermittelt, und der gespeicherte Einwilligungseintrag wird gelöscht. Die Rechtmäßigkeit früher erfolgter Übermittlungen bleibt davon unberührt; bereits übermittelte Nachrichten lassen sich nicht zurückholen, werden nach Angaben des Anbieters aber nicht über die Anfrage hinaus gespeichert.

Was wir zur Einwilligung speichern: den Zeitpunkt und die Fassung des Hinweistextes, dem Sie zugestimmt haben. Ändern wir diesen Text, fragen wir erneut — eine alte Einwilligung gilt dann nicht weiter. Unter „Einstellungen" sehen Sie das Datum Ihrer Einwilligung; die Fassung ist in „Meine Timer-Daten herunterladen" enthalten. Der Eintrag wird mit den Meetings Ihres Kontos gelöscht.

Das ist ein Übergangszustand. Wir stellen auf ein Modell um, das die XMV Solutions GmbH selbst in Deutschland betreibt. Danach entfällt diese Übermittlung. Diese Hinweise werden dann entsprechend geändert.

Server-Protokolle

Beim Betrieb fallen technische Protokolle an. Sie enthalten nur Metadaten — Zeitpunkt, Dauer und Fehler —, keine Chat-Inhalte, und werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht.

Feedback zur Verbesserung des Assistenten

Wenn Sie zu einer Antwort des Assistenten ausdrücklich Feedback geben und dem zustimmen, speichern wir das betreffende Gespräch anonymisiert — Namen werden ersetzt, persönliche Angaben entfernt —, um den Assistenten zu verbessern. Diese Daten werden nie mit Ihrem Konto verknüpft.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist freiwillig; ohne sie funktioniert der Dienst unverändert, und Sie können sie jederzeit widerrufen.

Aufbewahrung und Löschung

Wenn Sie Ihr XMV-Konto löschen, melden Sie sich beim XMV Timer nicht mehr an. Ihre Meetings werden dann spätestens nach den oben genannten 24 Monaten automatisch gelöscht. Auf Anfrage löschen wir sie sofort — wenden Sie sich dazu an die im Impressum genannten Kontaktdaten.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich hierzu an die im Impressum genannten Kontaktdaten.

Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise zum XMV-Apps-Zugang und die allgemeine Datenschutzerklärung der XMV Solutions GmbH.