Datenschutzhinweise | XMV Apps Zugang

Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Anmeldung zu den XMV Apps ist die XMV Solutions GmbH. Kontaktdaten und Vertretungsberechtigte finden Sie im Impressum.

Worum geht es auf dieser Seite?

Diese Hinweise gelten für den gemeinsamen Anmelde- und Registrierungsdienst („XMV Apps"), über den der Zugang zu den Anwendungen der XMV Solutions GmbH erfolgt. Es handelt sich um einen allgemeinen Zugang: Welche Daten eine einzelne Anwendung darüber hinaus verarbeitet, ist in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anwendung beschrieben.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort:

• E-Mail-Adresse (dient gleichzeitig als Benutzername)
• Vor- und Nachname
• Passwort — ausschließlich als kryptografischer Hash, niemals im Klartext
• Zeitpunkt und Fassung der von Ihnen bestätigten Nutzungsbedingungen
• Bestätigungsstatus der E-Mail-Adresse

Bei der Anmeldung über einen externen Identitätsanbieter — zur Verfügung stehen Microsoft (Entra, Geschäfts- und Privatkonten), Google und Apple — erhalten wir von dort E-Mail-Adresse und Namen sowie eine technische Kennung zur Verknüpfung des Kontos. Bei Microsoft speichern wir zusätzlich die Objekt- und die Mandantenkennung, mit denen Microsoft Ihr Konto und Ihre Organisation bezeichnet. Bei Google erhalten wir zusätzlich die Internetadresse (URL) Ihres Google-Profilbilds — siehe den Abschnitt Profilbilder. Ein Passwort wird in diesem Fall nicht bei uns gespeichert. Zeitpunkt und Fassung der bestätigten Nutzungsbedingungen halten wir auch bei dieser Anmeldeart fest. Für die Verarbeitung beim jeweiligen Anbieter gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Ruft eine Anwendung die Anmeldung mit einer bereits bekannten E-Mail-Adresse auf, übermitteln wir diese Adresse an Microsoft, damit Sie sie dort nicht erneut eingeben müssen.

Beginnen Sie eine Anmeldung über einen Anbieter, zu dem noch keine Verknüpfung mit einem XMV-Konto besteht, legen wir für diesen Vorgang die vom Anbieter gemeldete E-Mail-Adresse, Ihren Namen und die technischen Kennungen ab. Der Vorgang verfällt nach 24 Stunden.

Anmeldeprotokoll. Zu jedem Anmeldeversuch halten wir Zeitpunkt, IP-Adresse, Ergebnis, den Bezug zu Ihrem Konto und eine Prüfsumme der eingegebenen E-Mail-Adresse fest. Das dient der Absicherung gegen Missbrauch. Eine Browserkennung wird dort nicht gespeichert.

Angemeldete Geräte. Zu jeder Anmeldesitzung speichern wir die Browserkennung (User-Agent), die IP-Adresse, den Anmeldeweg sowie die Zeitpunkte von Beginn und letzter Aktivität. Daraus entsteht die Liste Angemeldete Geräte, die im Abschnitt Cookies beschrieben ist.

Begrenzung von Anmeldeversuchen. Um automatisierte Angriffe zu bremsen, zählen wir Versuche je E-Mail-Adresse und je IP-Adresse. Dafür speichern wir Prüfsummen dieser beiden Angaben, und zwar höchstens 15 Minuten.

Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des Zugangs, der Authentifizierung, der Zuordnung von Inhalten zu Ihrem Konto sowie der Absicherung des Dienstes gegen Missbrauch. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Passkeys

Statt eines Passworts können Sie sich mit einem Passkey anmelden. Das ist ein digitaler Schlüssel, den Ihr Gerät — Telefon, Computer oder Ihr Passwortmanager — selbst erzeugt und den Sie mit Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Ihrer Bildschirmsperre entsperren. Er ersetzt das Eintippen des Passworts.

Freiwillig. Niemand muss einen Passkey anlegen. Haben Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort registriert, behalten Sie Ihr Passwort.

Ihre biometrischen Daten erhalten wir nicht. Fingerabdruck, Gesichtsbild und PIN verlassen Ihr Gerät nicht. Die Prüfung findet ausschließlich dort statt — wir erfahren nur, dass sie bestanden wurde.

Was wir zu jedem Passkey speichern:

• eine Kennung des Passkeys und seinen öffentlichen Schlüssel — mit diesem allein kann sich niemand anmelden;
• um welches Produkt es sich handelt (etwa „iCloud-Schlüsselbund", „Google Passwortmanager" oder „Windows Hello") und wie Ihr Gerät angesprochen wird (etwa „intern" oder „USB");
• ob der Passkey zwischen Ihren Geräten synchronisiert werden kann und ob er es ist;
• wie oft er benutzt wurde, wann er angelegt und wann er zuletzt verwendet wurde;
• den Namen, den Sie ihm geben.

Dazu kommt je Konto eine zufällige Kennung, die ausschließlich für Passkeys dient und nichts über Sie verrät.

Was Ihr Passkey-Anbieter von uns bekommt. Ihr Gerät oder Passwortmanager speichert zusammen mit dem Passkey Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und diese zufällige Kennung, damit Sie den Passkey später wiedererkennen. Synchronisieren Sie Ihre Passkeys — etwa über Apple, Google, Microsoft, 1Password oder Bitwarden —, geschieht das im Rahmen Ihres eigenen Vertrags mit diesem Anbieter. Wir geben dorthin keine weiteren Daten und haben keinen Zugriff auf diese Kopie: Die Angaben gehen an Ihr Gerät, nicht von uns an den Anbieter.

Keine weiteren Empfänger. Wir fragen kein Herstellerverzeichnis ab; die Produktnamen stammen aus einer Tabelle in unserer Anwendung.

Benachrichtigungen. Wird ein Passkey angelegt oder entfernt, erhalten Sie eine E-Mail mit Name und Anbieter des Passkeys, dem Zeitpunkt sowie Browser und Betriebssystem, von dem aus es geschah. Entfernt ein Administrator Passkeys, werden Sie ebenfalls benachrichtigt.

Im Anmeldeprotokoll werden das Anlegen, das Entfernen und fehlgeschlagene Anmeldungen mit Passkey vermerkt — mit Zeitpunkt, Ergebnis, IP-Adresse, Kontobezug und Anmeldeweg, bei gleicher Aufbewahrung von 90 Tagen wie bisher.

Verwalten und Löschen. Unter Sicherheit & Anmeldung auf Ihrer Kontoseite sehen Sie Ihre Passkeys und können sie umbenennen und entfernen. Ein entfernter Passkey wird bei uns sofort gelöscht, nicht nur gesperrt, und funktioniert nicht mehr. In Ihrem Passwortmanager bleibt er bestehen, bis Sie ihn dort löschen; wo Ihr Browser es unterstützt, bitten wir den Passwortmanager, ihn auszublenden. Mit Ihrem Konto werden alle Passkeys und die zufällige Kennung sofort gelöscht. Alles Gespeicherte ist in der Datenauskunft enthalten.

Wenn wir Sie nach einem Passkey fragen. Haben Sie noch keinen Passkey, fragen wir Sie nach einer Anmeldung mit Passwort gelegentlich, ob Sie einen erstellen möchten. Wählen Sie „Jetzt nicht", erscheint die Frage frühestens nach 30 Tagen wieder und insgesamt höchstens dreimal; mit „Nicht mehr fragen" hören wir damit auf. Dafür speichern wir an Ihrem Konto — und ausdrücklich nicht in einem Cookie —, wie oft die Frage gezeigt wurde, wann sie frühestens wieder erscheint und ob Sie sie abgestellt haben. Diese Angaben werden mit Ihrem Konto gelöscht und sind in der Datenauskunft enthalten.

Rechtsgrundlage ist wie beim Passwort die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Neue Cookies kommen dafür nicht zum Einsatz.

Anmeldung mit Link per E-Mail

Sie können sich auch ohne Passwort anmelden: Auf Wunsch senden wir an die eingegebene E-Mail-Adresse eine Nachricht mit einem Anmeldelink und einem achtstelligen Code. Der Link gilt 15 Minuten und nur einmal; der Code funktioniert ausschließlich in dem Browser, in dem Sie ihn angefordert haben. Die Nutzung ist freiwillig.

Wenn es zu der Adresse kein Konto gibt, erhält die Adresse eine Nachricht, dass kein Konto besteht, mit einem Hinweis zur Registrierung. Die Anmeldeseite selbst antwortet für jede Adresse gleich — so lässt sich über sie nicht herausfinden, wer bei uns ein Konto hat.

Was in der E-Mail steht: die Anwendung, aus der die Anmeldung angefordert wurde, Browser und Betriebssystem der Anfrage sowie der Zeitpunkt. So können Sie erkennen, ob die Anfrage von Ihnen stammt.

Was wir dazu speichern:

• den Link und den Code nur als Prüfwert, nicht im Klartext — aus dem Gespeicherten lässt sich der Link nicht zurückgewinnen;
• die Zeitpunkte von Erstellung, Ablauf und Nutzung;
• die Zahl falscher Code-Eingaben;
• die Adresse innerhalb der Anwendung, zu der Sie zurückkehren wollten;
• einen Prüfwert der anfragenden Browsersitzung, damit der Code nur dort funktioniert.

Diese Angaben werden bis sieben Tage nach Nutzung oder Ablauf aufbewahrt und mit Ihrem Konto sofort gelöscht.

Cookies. Wenn Sie einen Anmeldelink anfordern, erhalten Sie das bereits beschriebene, technisch notwendige Sitzungs-Cookie — weil Link und Code an Ihren Browser gebunden sind. Ein neues Cookie kommt nicht hinzu, und es bleibt beim Verzicht auf ein Cookie-Banner.

Im Anmeldeprotokoll werden die Anforderung, die Anmeldung und falsche Code-Eingaben vermerkt, mit der gleichen Aufbewahrung von 90 Tagen wie bei den anderen Anmeldewegen. Anwendungen erfahren als Anmeldeweg „Link per E-Mail".

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Cookies

Im Anmeldedienst werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gesetzt — kein Tracking, keine Analyse, keine Cookies von Dritten. Weil sie für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst erforderlich sind, ist dafür keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG); es gibt daher bewusst kein Cookie-Banner.

Alle drei Cookies werden nur über HTTPS übertragen (Secure) und nicht an fremde Seiten mitgesendet (SameSite=Lax).

Das Sitzungs-Cookie gilt für alle Adressen unterhalb von xmv-cloud.com und wird daher auch an die dort betriebenen XMV-Anwendungen mitgesendet. Das ist der Grund, weshalb eine einzige Anmeldung für alle XMV-Apps genügt — und weshalb eine Abmeldung dort überall wirkt.

Das bloße Aufrufen der Anmeldeseite erzeugt weder eine Sitzung noch ein Cookie. Erst wenn Sie sich anmelden — oder einen Anmeldelink anfordern, siehe unten — entsteht eine Sitzung.

Das Sitzungs-Cookie endet nicht mit dem Schließen des Browsers, sondern läuft nach den oben genannten Fristen ab. Sie können alle Cookies jederzeit in Ihrem Browser löschen oder sich abmelden; danach ist eine erneute Anmeldung nötig.

Unter „Angemeldete Geräte" sehen Sie Ihre aktiven Sitzungen — Browser und Betriebssystem aus der Browserkennung, den Anmeldeweg, den Anmeldezeitpunkt und die letzte Aktivität — und können sie dort einzeln beenden. Das ist besonders nützlich, wenn Sie sich an einem fremden oder geteilten Gerät angemeldet haben. Die IP-Adresse wird dort nicht angezeigt.

Für die Website xmv.de gilt eine eigene Cookie-Richtlinie — sie beschreibt nicht diesen Anmeldedienst.

Profilbilder

Für die Anzeige in den XMV-Apps kann zu Ihrem Konto ein Profilbild gehören. Dauerhaft speichern wir davon nur die Internetadresse (URL). Damit wir Google nicht bei jeder Anzeige erneut kontaktieren müssen, halten wir eine Kopie des Bildes höchstens 24 Stunden in einem Zwischenspeicher auf unseren eigenen Servern vor; danach wird sie automatisch verworfen.

Herkunft. Ein Profilbild kann aus zwei Quellen kommen. Sie können selbst eines hochladen (siehe unten) — das hat Vorrang. Melden Sie sich mit Google an, übermittelt Google uns andernfalls die URL Ihres dortigen Profilbilds; sie wird bei jeder Anmeldung über Google aktualisiert. Microsoft und Apple übermitteln kein Profilbild.

Ein Bild selbst hochladen. Das ist freiwillig; ohne Bild funktionieren die XMV-Apps unverändert.

• Die hochgeladene Datei wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach verworfen. Das Original speichern wir nicht und liefern es nie aus.
• Gespeichert werden drei von uns neu berechnete Fassungen in den Größen 512, 256 und 96 Bildpunkten, zusammen etwa 60 Kilobyte, in der Datenbank bei Ihrem Konto.
• Dabei gehen alle Zusatzinformationen der Datei verloren — insbesondere Aufnahmeort und Aufnahmezeit (EXIF, GPS). Sie erreichen uns durch den Upload nicht.
• Sie können das Bild jederzeit ersetzen oder entfernen. Dann wird es sofort gelöscht, und alle früheren Adressen des Bildes liefern nichts mehr.
• Ein Administrator kann ein Bild entfernen, etwa bei ungeeigneten Inhalten. Sie erhalten darüber eine E-Mail, der Vorgang wird in der Administrations-Historie festgehalten, und Sie können anschließend ein anderes Bild hochladen.
• In der Datenauskunft ist das Bild selbst enthalten, zusammen mit dem Zeitpunkt des Uploads.

Anzeige des Bildes. Ihr Browser lädt das Bild von unserem eigenen Anmeldedienst, nicht von Google: Wir rufen es im Hintergrund bei Google ab und liefern es anschließend selbst aus. Ihr Browser nimmt dafür keine Verbindung zu Google auf, und Google erfährt daher weder Ihre IP-Adresse noch, wann Sie eine XMV-App benutzen.

Weitergabe an die XMV-Apps. Den XMV-Anwendungen, die Sie nutzen, geben wir lediglich eine Adresse auf unserem eigenen Anmeldedienst (auth.xmv-cloud.com) weiter — nicht die Google-Adresse. Sie wird technisch im Kopfbereich der Anfrage (X-Auth-Request-Picture) übermittelt. Abrufen kann diese Adresse jede bei den XMV-Apps angemeldete Person. Das ist beabsichtigt, damit die Anwendungen auch die Bilder anderer Nutzer anzeigen können — etwa wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird oder Sie sehen, wer an etwas mitarbeitet. Die Adresse enthält eine zufällige Kennung, die sich nicht erraten lässt.

Anwendungen, die das unten beschriebene Token-Verfahren nutzen, erhalten stattdessen eine besonders gekennzeichnete Bild-Adresse, die ohne Anmeldung lädt. Dazu sollten Sie wissen:

• Sie gilt nur für dieses eine Bild und verrät nichts weiter über Sie.
• Wer die vollständige Adresse kennt, kann das Bild abrufen — auch ohne bei XMV angemeldet zu sein, und ohne dass wir erkennen, wer es ist.
• Sie hat kein Ablaufdatum, gilt aber nur, solange dieses Bild das aktuelle ist: Ersetzen oder Entfernen des Bildes macht jede frühere Adresse ungültig. Einzelne Adressen lassen sich nicht zurückziehen.
• Browser und Zwischenspeicher dürfen das Bild bis zu einer Stunde behalten. Ein ersetztes Bild kann daher noch kurze Zeit andernorts sichtbar sein.

Diese Adresse enthält eine dauerhafte Kennung Ihres Kontos — eine Zufallsfolge, die weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse erkennen lässt, Sie aber über alle Anmeldungen hinweg eindeutig bezeichnet. Wir behandeln sie deshalb als personenbezogenes Datum und nicht als anonyme Angabe.

Löschung und Auskunft. Die URL wird gemeinsam mit Ihrem Konto gelöscht und ist in der Datenauskunft als picture_url enthalten. Ändert sich die Bildadresse oder löschen Sie Ihr Konto, wird die zwischengespeicherte Kopie ab diesem Zeitpunkt nicht mehr ausgeliefert; sie läuft innerhalb von höchstens 24 Stunden von selbst ab.

Rechtsgrundlage und Widerspruch. Die Verarbeitung der Bild-URL und die Anzeige des Bildes beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einer wiedererkennbaren, nutzerfreundlichen Darstellung der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen — wenden Sie sich dazu an die im Impressum genannten Kontaktdaten. Wir entfernen dann eine gespeicherte Bild-URL. Ein Profilbild ist für die Nutzung der XMV-Apps nicht erforderlich; ohne Bild funktionieren sie unverändert.

Anmeldung an XMV-Anwendungen über das Token-Verfahren

Für XMV-Anwendungen, die dieses Verfahren nutzen, erfolgt die Anmeldung über ein Standardverfahren (OpenID Connect): Die Anwendung erhält von uns einen zeitlich begrenzten Nachweis darüber, wer angemeldet ist, statt die Angaben bei jedem Aufruf mitgeschickt zu bekommen.

Wer Daten erhält. Ausschließlich Anwendungen der XMV Solutions GmbH, und nur solche, bei denen Sie sich selbst anmelden. Jede Anwendung muss vorher von einem Administrator freigegeben werden. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Dieses Verfahren nutzen derzeit:

• der XMV Hundetrainer (hundetrainer.xmv-cloud.com) — Datenschutzhinweise,
• der XMV Timer (timer.xmv.de) — Datenschutzhinweise.

Welche Daten eine dieser Anwendungen darüber hinaus verarbeitet, steht in ihren eigenen Hinweisen. Beim XMV Timer gehört dazu eine Übermittlung Ihrer Chat-Eingaben an einen Anbieter in den USA; das ist dort beschrieben und betrifft nicht den Anmeldedienst.

Welche Daten die Anwendung erhält — je nachdem, was sie anfordert:

• immer: Ihre dauerhafte Kontokennung, eine Kennung der Anmeldesitzung, den Zeitpunkt und die Art Ihrer Anmeldung (etwa Passwort, Passkey oder Zwei-Faktor) sowie den Anmeldeweg (XMV-Konto, Passkey, Link per E-Mail, Microsoft, Google oder Apple);
• auf Anforderung: Ihre E-Mail-Adresse;
• auf Anforderung: Ihren Namen, Ihre Sprache und die Adresse Ihres Profilbilds.

Gruppen, Rollen oder Berechtigungen übermitteln wir nicht. Es werden ausschließlich unsere eigenen Angaben verwendet — nichts davon stammt aus Daten von Microsoft, Google oder Apple.

Die dauerhafte Kontokennung ist eine Zufallsfolge, die Ihr Konto bezeichnet, solange es besteht. Sie wird nie erneut vergeben, und alle Anwendungen erhalten denselben Wert. Wir behandeln sie als personenbezogenes Datum. Nach einer Löschung Ihres Kontos verschwindet sie bei uns; was eine Anwendung damit gespeichert hat, liegt in deren Verantwortung und steht in deren Datenschutzhinweisen.

Wie lange die Nachweise gelten. Der Zugriffsnachweis gilt zehn Minuten, der einmalige Anmeldecode 60 Sekunden. Für die Verlängerung erhält die Anwendung einen Erneuerungsnachweis, der an Ihre Anmeldung gebunden ist und mit ihr endet — also nach höchstens 14 Tagen ohne Nutzung, in jedem Fall nach 30 Tagen. Er endet außerdem beim Abmelden, beim Abmelden eines Geräts, bei einer Passwortänderung, bei Sperrung oder Löschung des Kontos und wenn sich im selben Browser ein anderes Konto anmeldet. Wir speichern diese Nachweise nur als Prüfsumme, nie im Klartext.

Dauerhafter Zugriff über die Anmeldung hinaus (offline_access) ist nur für eigenständige Programme möglich, die ein Administrator ausdrücklich dafür freigegeben hat, und immer erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung auf einer eigenen Seite. Er gilt höchstens 30 Tage ohne Nutzung und 90 Tage insgesamt, erscheint unter Angemeldete Geräte mit eigenem Abmelden-Knopf und endet bei Passwortänderung, Sperrung oder Löschung.

Abmelden wirkt überall. Endet Ihre Anmeldung, benachrichtigen wir von Server zu Server jede Anwendung, bei der Sie in dieser Sitzung angemeldet waren. Übermittelt werden dabei Ihre Kontokennung, die Sitzungskennung und Zeitangaben — keine E-Mail-Adresse und kein Name. Ein erfolgreich zugestellter Auftrag wird sofort gelöscht; schlägt die Zustellung fehl, versuchen wir es bis zu 15 Minuten, danach bleibt der Auftrag noch 24 Stunden zur Fehlersuche.

Prüfung durch Server. Fragt eine Anwendung bei uns nach, ob ein Nachweis noch gültig ist, erhält sie nur die Kontokennung, die Anwendung, den Umfang und die Zeitangaben — keine E-Mail-Adresse.

Einzelne Anwendungen können zusätzlich eine signierte Fassung der ohnehin übermittelten Angaben erhalten, um prüfen zu können, dass diese wirklich von uns stammen. Sie ist zehn Minuten gültig und wird nicht in der Datenbank gespeichert. Derzeit nutzt das keine Anwendung.

Datenauskunft. Der Export unter Konto → Daten herunterladen enthält zu jedem Nachweis die Anwendung, den Umfang und die Zeitpunkte sowie die Anmeldungen einzelner Anwendungen und die erteilten Zustimmungen zu dauerhaftem Zugriff — niemals einen Nachweis selbst.

Verbundene Anwendungen

In Ihrem Konto sehen Sie unter Daten & Datenschutz → Verbundene Anwendungen, welche XMV-Anwendungen Sie mit Ihrem Konto nutzen, seit wann und wann zuletzt. Das soll Ihnen einen Überblick geben — und auffällig machen, wenn dort eine Anwendung steht, die Sie nicht kennen.

Gespeichert werden dafür je Anwendung genau drei Angaben:

• um welche Anwendung es sich handelt,
• wann Sie sie zum ersten Mal mit Ihrem XMV-Konto genutzt haben,
• wann Sie sie zuletzt genutzt haben — dieser Eintrag wird höchstens einmal pro Tag aktualisiert.

Nicht gespeichert werden: Ihre IP-Adresse, Browser oder Gerät, die von Ihnen aufgerufenen Seiten, wie oft oder wie lange Sie eine Anwendung genutzt haben, und keine Inhalte aus der Anwendung. Es entsteht also kein Nutzungsverlauf, sondern eine Liste mit zwei Datumsangaben je Anwendung.

Ein Eintrag entsteht oder wird aktualisiert, wenn Sie eine Anwendung öffnen, die hinter der XMV-Anmeldung steht, oder wenn eine Anwendung sich über das oben beschriebene Token-Verfahren für Sie anmeldet.

Diese Angaben werten wir nicht aus. Es gibt daraus keine Statistik und keine Profilbildung, sie werden nicht an die Anwendungen und nicht an Dritte weitergegeben, und auch den Eigentümern einer Anwendung werden sie in der Entwicklerkonsole nicht angezeigt. Sehen kann die Liste nur Sie selbst in Ihrem Konto.

Die Einträge bleiben, solange Ihr Konto besteht, und werden mit dessen Löschung vollständig entfernt. In der Datenauskunft sind sie enthalten.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), als Teil des Kontodienstes. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Verbundene Programme und Zugriffsschlüssel

Sie können einem Programm erlauben, in Ihrem Namen auf eine XMV-Schnittstelle zuzugreifen — etwa einem KI-Assistenten wie Claude, der für Sie auf Ihre Aufgabenlisten zugreift. Dafür verbinden Sie das Programm einmalig mit Ihrem XMV-Konto und legen fest, welche Rechte es erhält.

Was wir zu jeder Verbindung speichern: um welches Programm es sich handelt, welche Schnittstelle es nutzen darf, welche Rechte Sie erteilt haben, sowie die Zeitpunkte von Erteilung und letzter Nutzung.

Das Programm erhält von uns keine Angaben zu Ihrer Person — keinen Namen, keine E-Mail-Adresse, keine Kontokennung. Es bekommt ausschließlich einen Schlüssel für diese eine Schnittstelle.

Wichtig zu wissen: Was ein verbundenes Programm mit den Daten tut, die es über die Schnittstelle abruft, richtet sich nach den Bedingungen seines Anbieters. Verbinden Sie ein Programm eines anderen Anbieters, verlassen die abgerufenen Daten unseren Verantwortungsbereich. Prüfen Sie daher vor dem Verbinden, wem Sie den Zugriff erteilen, und erteilen Sie nur die Rechte, die das Programm wirklich braucht.

Eine Verbindung endet, sobald Sie sie in Ihrem Konto trennen. Zusätzlich endet sie automatisch, wenn sie 30 Tage nicht genutzt wurde oder 90 Tage alt ist. Danach wird der Eintrag gelöscht; das Programm muss dann neu verbunden werden.

Persönliche Zugriffsschlüssel

Für Werkzeuge, die sich nicht selbst verbinden können, können Sie einen persönlichen Zugriffsschlüssel erstellen. Gespeichert werden dazu der Name, den Sie ihm geben, die Schnittstelle, die Rechte und die Zeitpunkte. Der Schlüssel gilt standardmäßig 90 Tage und höchstens ein Jahr; wir bewahren den Eintrag auf, bis der Schlüssel abläuft oder Sie ihn widerrufen.

Programme, die sich selbst registrieren

Manche Programme melden sich bei uns selbst an, um eine Verbindung anbieten zu können. Gespeichert werden dabei nur der Name des Programms, seine Rückleitungsadressen und die Zeitpunkte — keine Angaben zu Personen. Wird eine solche Anmeldung 30 Tage nicht genutzt, löschen wir sie.

Rechtsgrundlage für die Angaben in diesem Abschnitt ist die Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), wie bei den verbundenen Anwendungen.

Entwicklerkonsole

Dieser Abschnitt betrifft nicht die normale Nutzung, sondern Beschäftigte und Entwickler, die XMV-Anwendungen verwalten, sowie Personen, die als Testkonto eingetragen werden.

• Zu jeder Anwendung speichern wir, welches Konto sie verwaltet und in welcher Rolle.
• Übertragungsangebote zwischen zwei Konten werden mit Zeitpunkten festgehalten und gelöscht, sobald das Angebot oder die Anwendung entfällt.
• Das Protokoll der Anwendungsverwaltung hält fest, wer an einer Anwendung was geändert hat. Es wird für die Lebensdauer der Anwendung und ein weiteres Jahr aufbewahrt. Wird ein Konto gelöscht, wird dessen E-Mail-Adresse sofort durch den Hinweis „gelöschtes Konto" ersetzt — sowohl in Einträgen, die die Person selbst vorgenommen hat, als auch in solchen, die sie betreffen. Die Einträge selbst bleiben bis zum Ende der oben genannten Frist erhalten.
• Die Administrations-Historie hält Änderungen fest, die ein Administrator am Anmeldedienst vorgenommen hat. Jeder Eintrag wird ein Jahr nach seiner Entstehung gelöscht. Betrifft ein Eintrag ein Konto, das gelöscht wird, wird dessen Adresse sofort durch „gelöschtes Konto" ersetzt; Einträge, die ein Administrator selbst vorgenommen hat, werden mit dessen Konto gelöscht.
• Testkonto-Einträge, Übertragungsangebote und Verwaltungsrechte einer gelöschten Anwendung werden sofort entfernt.
• Diese Angaben sind in der Datenauskunft der betroffenen Person enthalten.

Zugriff auf die Konsole haben ausschließlich Mitglieder der Gruppe „Entwickler" und Administratoren.

Speicherdauer und Löschung

Kontodaten — einschließlich der URL eines Profilbilds — werden gespeichert, solange das Konto besteht. Im Einzelnen:

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen. Die Kontodaten einschließlich Passwort-Hash werden dabei entfernt. Damit Sie wissen, was eine Löschung nicht sofort erfasst:

• Einträge des Anmeldeprotokolls verlieren den Bezug zu Ihrem Konto; die IP-Adresse wird dabei sofort entfernt. Die Einträge selbst laufen nach den 90 Tagen aus.
• Der Nachweis über die bestätigten Nutzungsbedingungen bleibt ohne Bezug zu Ihrem Konto erhalten.
• In Sicherungskopien sind Ihre Daten noch bis zu 37 Tage enthalten — 30 Tage Aufbewahrung, dazu bis zu 7 Tage für zwischenzeitlich überschriebene Fassungen. Sicherungen werden ausschließlich zur Wiederherstellung im Störungsfall verwendet. Derzeit noch eine Ausnahme: Einzelne Sicherungsdateien, die durch abgebrochene Sicherungsläufe zurückgeblieben sind, werden von der automatischen Aufräumung nicht erfasst und können daher älter sein. Wir entfernen sie bis zum 20. November 2026 und nehmen sie anschließend in die automatische Aufräumung auf.

Was mit Ihren Daten in den XMV-Anwendungen geschieht. Löschen Sie Ihr Konto, teilen wir das den XMV-Anwendungen mit, die Sie genutzt haben — soweit sie dafür eine Adresse hinterlegt haben. Diese Anwendungen löschen Ihre Daten dann selbst. Erreichen wir eine Anwendung nicht sofort, versuchen wir es bis zu sieben Tage lang.

Heute trifft das auf XMV Tasks zu: Dort werden Ihr Konto und die Inhalte, die nur Ihnen gehören, gelöscht. Der XMV Timer hat noch keine solche Adresse — Ihre Meetings bleiben dort erhalten, bis Sie sie im Timer selbst löschen; andernfalls werden sie spätestens 24 Monate nach der letzten Nutzung automatisch entfernt, auf Anfrage sofort (siehe die Datenschutzhinweise zum XMV Timer). Der XMV Hundetrainer führt kein eigenes Konto.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Server- und Zugriffsprotokolle

Beim Betrieb des Anmeldedienstes fallen technische Protokolle an:

• Das Anwendungsprotokoll hält zu Anmeldeereignissen IP-Adresse und Nutzerkennung fest.
• Das Zugriffsprotokoll des Webservers hält zu jedem Aufruf die IP-Adresse und die Browserkennung fest. Die aufgerufene Adresse, ihre Parameter und die verweisende Seite werden dabei unlesbar gemacht — damit die Einmal-Links aus unseren E-Mails nicht in Protokollen stehen. Auch im Anwendungsprotokoll werden Einmal-Links, Tokens und Passwörter automatisch unlesbar gemacht.
• Eine Ausnahme bleibt: Antwortet der Dienst mit einem Fehler, etwa bei Überlast, schreibt der Webserver die vollständig angefragte Adresse in sein Fehlerprotokoll. Darin kann dann auch ein Einmal-Link erscheinen. Das ist an dieser Stelle technisch nicht abschaltbar.

Diese Protokolle dienen der Fehlersuche und der Absicherung des Dienstes. Sie verbleiben auf unseren eigenen Servern und werden an keinen Dritten weitergegeben. Sie werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht; der Löschlauf greift stündlich.

Weitergabe an Dritte

Hosting. Unsere Server stehen in der Europäischen Union — der Betrieb erfolgt in Deutschland, die Sicherungskopien der Datenbank liegen bei der Hetzner Online GmbH in Finnland (Helsinki). Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU findet nicht statt.

E-Mail-Versand. Bestätigungs- und Sicherheits-E-Mails gehen über einen eigenen Mailserver in unserem Cluster in Deutschland und von dort über Microsoft 365 (Exchange Online) an Sie. Auftragsverarbeiter ist die Microsoft Deutschland GmbH, München, als unser Vertragspartner, gemeinsam mit verbundenen Unternehmen von Microsoft, auf Grundlage des Microsoft-Datenschutznachtrags.

• Die Postfachdaten werden innerhalb der Europäischen Union gespeichert (EU Data Boundary).
• In begrenzten Fällen kann es dennoch zu Übermittlungen in Drittländer kommen — etwa bei Fernzugriff durch Microsoft-Personal zur Wartung oder bei der Sicherheitsüberwachung. Diese sind durch EU-Standardvertragsklauseln abgedeckt (Art. 46 DSGVO).
• Eine Kopie der versendeten Nachricht liegt im Postfach des Absenders und wird nach 7 Tagen endgültig gelöscht. Menschlichen Zugriff auf dieses Postfach hat niemand.
• Microsoft speichert zusätzlich Versand-Metadaten — Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus — für den Zeitraum seiner Nachrichtenverfolgung.
• Eine Öffnungs- oder Klickmessung findet nicht statt. Die Links in unseren E-Mails werden unverändert ausgeliefert, und die Nachrichten enthalten kein Zählpixel.
• Die von Microsoft eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind im Service Trust Portal veröffentlicht.

An die XMV-Anwendungen. Damit die von Ihnen genutzte XMV-Anwendung weiß, wer angemeldet ist, übermitteln wir ihr bei jedem Aufruf:

• Ihre E-Mail-Adresse,
• Ihren Namen (Vor- und Nachname),
• eine dauerhafte Nutzerkennung,
• den Anmeldeweg (XMV-Konto, Passkey, Link per E-Mail, Microsoft, Google oder Apple),
• die Adresse Ihres Profilbilds (siehe oben).

Diese Anwendungen werden von der XMV Solutions GmbH betrieben; die Angaben verlassen unseren Verantwortungsbereich dabei nicht. Welche Daten eine einzelne Anwendung darüber hinaus verarbeitet, steht in ihren eigenen Datenschutzhinweisen.

Alle genannten Dienstleister sind auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen tätig. Hinzu kommt die im Abschnitt Profilbilder beschriebene Anzeige des Google-Profilbilds.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wenden Sie sich hierzu an die im Impressum genannten Kontaktdaten.

Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der XMV Solutions GmbH.