Pareto Prinzip in der Digitalisierung – Die letzten 20% begeistern

Das erwartet Sie in diesem Beitrag…

Sicher kennen Sie das auch: Sie lesen einen Artikel oder Blogbeitrag im Internet und sind entweder positiv angetan oder aber enttäuscht. Dazwischen gibt es noch einen schmalen Grat an Neutralität, die aber gerade im Internet wohl eher der Kategorie „enttäuscht“ zuzuordnen ist – denn neutrale Inhalte, werden wir weder kommentieren, noch weiterverbreiten und uns schon gar nicht merken.
Das Gleiche passiert Ihnen natürlich auch bei Büchern, beim Betrachten von Bildern oder sogar bei Arbeitsergebnissen:

Was macht denn aber nun den Unterschied aus? Wann ist ein Inhalt oder ein Ergebnis gut? Ist das nicht subjektiv?
Ja, das ist es mit Sicherheit!
Aber ganz allgemein lässt sich sagen, die ersten 80% sind nicht so schwierig. Also die ersten 80%…

Die letzten 20% sind meistens die harte Arbeit. Oftmals fällt es einem aber auch gar nicht auf, dass 20% fehlen. Die letzten 20% sind nämlich meistens die unerkannten 20%. Bei Erklärungen sind es die Anteile, die wir nur implizit (also teils unbewusst) wissen, die aber dem Gegenüber fehlen. Vor allem wenn wir Experten in einem Fachgebiet sind und unser Adressat nicht. Uns sind die 20% doch ohnehin klar. Dem anderen sicher auch.
Die 20% sind oft aber auch die Anteile, die etwas konkret werden lassen. Sie kennen das: In zahlreichen Themen kennt man allgemeine Empfehlungen. Aber wie oft haben Sie sich schon gefragt, was das dann konkret bedeutet?
Manchmal scheuen wir uns auch vor den letzten 20% an Inhalt, weil wir befürchten zu konkret zu sein und damit Leute auszuschließen. Ein Beispiel: Sie sind eine Gärtnerei und bieten alles, was ein großes Gartencenter ebenso bieten würde. Irgendwo in der letzten Ecke, im Außenbereich stehen versteckt vielleicht auch Obstbäume zum Einpflanzen. Nun stellen Sie sich vor, Sie sind ein Obstbauer mit Gärtnerei für Obstbäume. Ihre Kunden bekommen bei Ihnen von Ihnen gezüchtete Obstbäume mit klaren Pflegehinweisen. Haben Sie nun Leute ausgeschlossen? Ja, klar! Den Käufer von Blumen, von Gartenzubehör, von Büschen und Ziersträuchern usw. Haben Sie neue Kunden gewonnen? Ja, natürlich! Alle, die einen Obstbaum wollen und auf Sie aufmerksam werden! Denn Sie bieten die fehlenden 20%. Ihr Angebot wird konkret. Ihr Wissen bleibt nicht bei den 80% des Gartencentermitarbeiters stehen.

Keine Ahnung, ob es wirklich 20% sind oder wie viel es im Einzelfall ist, aber ich finde, dass die 80/20 Verteilung aus dem Pareto Prinzip sich auch hier richtig anfühlt.

Das findet meines Erachtens auch bei Texten, Erläuterungen, Abläufen und Projekten Anwendung in dem Sinne, dass mit den letzten 20%, die zur Konkretisierung oft fehlen, eben 80% der Begeisterung erreicht werden. Und wir Menschen sind sehr gut darin, zu spüren, wie konkret eine Wissensvermittlung z. B. ist. Gerade wenn wir neu in einem Thema sind, selbst noch keine Assoziationsleistung erbringen können, kein Anwendungswissen für ähnliche Situationen parat haben, dann sind die letzten 20% die Entscheidenden.

Jetzt wird es schwierig… denn jetzt wird es konkret. Bisher war das alles nur recht allgemeine Erklärung. Ich könnte jetzt hier aufhören. Sie hätten vielleicht was mitgenommen, aber die Frage, wie genau Sie das in Bezug auf IT Projekte und Digitalisierung gewinnbringend anwenden können, bliebe offen – oder eben Ihrer Gehirnprozessorleistung überlassen. Warum sollte ich auch meinen eigenen Prozessor damit auslasten? Es ist doch schon alles gesagt und den Rest müssen Sie selbst in Ihrem individuellen Projekt herausfinden. Merken Sie, was das macht?

Ok, ich will es mit dem Schwierigen versuchen… Die letzten 20% in IT Projekten oder Digitalisierungen, können an vielen Stellen versteckt sein. Ich möchte Ihnen einige konkrete Beispiele aus unserer Erfahrung nennen, Punkte auf die Sie schauen sollten:

• Zunächst wäre da natürlich das Gesamtprojekt. Bleiben Sie nur auf halber Strecke stehen, wenn Sie wirklich, wirklich sicher sind, dass die Anforderungen sich komplett geändert haben oder Sie sich wirklich von Anfang an getäuscht haben. Verwerfen Sie es nicht wegen äußerer Umstände, Zeitmangel, Prioritätenverschiebung oder auch einfach neuen Ideen. Anpassungen können Sie immer noch in einer zweiten Version machen oder sie versuchen so viel vom Projekt beizubehalten oder wiederzuverwenden.
• 20% der wichtigen Schmerzpunkte fehlen. Abläufe verursachen oft an einigen Stellen Bauchschmerzen bei den Ausführenden. Wenn Sie selbst nur festlegen, was zu digitalisieren ist, ohne Ihre Mitarbeiter ausführlich zu fragen, so verpassen Sie die wichtigen 20%, die einer Veränderung bedürfen.
• Gleiches gilt für die Prozesse, die überhaupt digitalisiert werden sollen. Sie haben eine Idee, was Sie digitalisieren möchten? Schauen Sie auch über den Tellerrand, nehmen Sie ein Reifegradmodell zur Hand, recherchieren Sie nach Software für Ihre Branche, fragen Sie eventuell Mitbewerber, wenn Sie dorthin Kontakte haben. Was könnte noch digitalisiert werden? Verpassen Sie nicht die 20%, die Ihre Digitalisierung konkret machen.
• Auch in der Anforderungsliste, oft auch als Lastenheft bezeichnet, können sich 20% verbergen. Die 20%, die implizit sind, an die nur der Mitarbeiter denkt, der diese 20% bearbeiten muss. Das sind die Funktionen, die Ihr Unternehmen einzigartig machen und die vielleicht der Booster sind für einen perfekten Ablauf, der Mitarbeiter wie auch Kunden begeistern wird.
• Ihre Mitarbeiter haben sowieso schon alle vom Projekt gehört? Vermutlich nicht! Auch bei der Kommunikation über die kommenden Veränderungen verbergen sich viele 20%. 20% haben doch nichts davon gehört oder nur Falschinformationen. 20% haben Fragen, die sie nicht stellen. 20% des Projektumfangs bleibt für die Mitarbeiter im Dunkeln, weil Sie in der Präsentation des Vorhabens zu unkonkret waren oder auch wissentlich intransparent.

Uns gelingen diese 20% leider auch nicht immer und vor allem so gut wie nie komplett. Aber sie sind uns bewusst und wir bemühen uns in unseren Projektbegleitungen tatkräftig darum, sie bestmöglich zu füllen.

Zu guter Letzt: Es gibt aber auch einen Punkt, an dem Sie auf die letzten 20% gerne verzichten können. Und das ist immer dort, wo das Pareto Prinzip greift! Allerdings sollten Sie dann lieber auf die ersten 20% verzichten – denn die kennt ohnehin schon jeder!