Wie kann mein Unternehmen Homeoffice einrichten?

Das erwartet Sie in diesem Beitrag…

„Wir müssen eine neue Normalität finden, mit der wir einige Zeit leben werden müssen.“ Hieß es in der gestrigen Pressekonferenz sinngemäß. Das heißt gegebenenfalls auch, dass sich noch weitere Unternehmen, die ihre Mitarbeiter bisher beurlaubt oder in Schichten arbeiten ließen, mit dem Thema Homeoffice beschäftigen müssen. Homeoffice gilt als das Mittel der Wahl, um die Arbeit weitestgehend aufrecht zu halten und dem Infektionsschutz langfristig gerecht zu werden. Außerdem werden mindestens für weitere 4 Wochen erneut Fehlzeiten von Vätern und Müttern durch die Kinderbetreuung entstehen.

Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter, der seine Arbeit am Computer verrichtet, im Homeoffice arbeiten.

Dazu braucht es folgende Infrastruktur:

Für die meisten Arbeiten reicht tatsächlich ein Laptop und ein Internetanschluss, der in aller Regel zu Hause verfügbar ist.

Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern welche Programme diese zu ihrer Arbeit benötigen. Sie können damit und mit dem Computer am Arbeitsplatz einschätzen wie gut ausgestattet das Gerät für Homeoffice sein muss. Für die meisten Tätigkeiten reicht ein Durchschnittslaptop für ca. 1000 Euro.

Wenn der Mitarbeiter am Arbeitsplatz mit einem Headset telefoniert, kann er dieses mit an seinen Heimarbeitsplatz nehmen. Gleiches gilt für weitere kleine Zusatzgeräte.

Überlegen Sie mit Ihren Mitarbeitern, ob ein Drucker auch bei digitaler Zusammenarbeit noch nötig sein wird. Einige Mitarbeiter müssen regelmäßig Briefe an Kunden oder Lieferanten fertig machen. Hier wird ggf. auch der Kauf eines Druckers nötig sein. Greifen Sie auf ein kleines, leichtes Gerät zurück, das in der Anschaffung günstig ist. Bei solchen Geräten sind oft die Tintenpatronen teuer. Wägen Sie deshalb ab wie viele Seiten wöchentlich etwa gedruckt werden müssen.

Ein Router verbindet in Ihrem Unternehmen die Computer miteinander im Kabelnetzwerk (LAN) oder drahtlos (WLAN). Die meisten dieser Geräte bringen bereits die technischen Gegebenheiten mit, die es für ein VPN (Virtual Private Network) benötigt. Ziehen Sie Ihren IT Dienstleister oder die Anleitung zu Ihrem Gerät dazu hinzu. Zusätzlich brauchen Sie dann nur auf den Homeoffice Laptops ein Programm, welches dem Mitarbeiter mit den Zugangsdaten die Verbindung zu dem internen Netzwerk gewährleistet.

In Windows 10 ist ein solcher VPN Client bereits integriert. Hier findet sich die offizielle Anleitung zur Einrichtung bei Microsoft. Eine weitere Anleitung findet man auf den Seiten der Zeitschrift Computerwoche.

Für alle Computer, die noch nicht mit dem neuesten Windows ausgestattet sind, gibt es das kostenlose Tool OpenVPN: Version WINDOWS 7/8/8.1 wählen. Eine Anleitung in Englisch zur Nutzung des Programms finden Sie hier.

Wenn Ihr Mitarbeiter viel Kundentelefonate hat, wird ein Arbeitshandy die beste Variante sein. Dieses müssen Sie auch nicht neu kaufen, sondern können z. B. auf ein gebrauchtes von rebuy, Amazon Marketplace oder Momox zurückgreifen und dieses online bestellen. Diese gebrauchten Handys haben auch keine Vertragsbindungen oder andere Beschränkungen. Einige Geräte haben sogenanntes DualSIM, d.h. es können zwei SIM Karten mit unterschiedlichen Rufnummern eingelegt werden. Für die Schnelle der Zeit empfiehlt es sich, eine Prepaidkarte zu kaufen, da diese im Laden gekauft werden kann (z.B. auch in vielen Lebensmittelläden, die nach wie vor geöffnet haben) und sofort verfügbar ist – anders als ein Vertrag, der oft seine Zeit braucht.

Als weitere Alternative können Onlinetelefonkonferenz Tools wie z.B. Jitsi, Zoom oder Webex dienen. Allerdings ist davon auszugehen, dass die vermehrte Nutzung solcher Dienste zu Instabilität führen kann. Deshalb ist im 1:1 Austausch dennoch das Telefon vorzuziehen.

Hatten Sie bisher wöchentliche oder tägliche Treffen in manchen Abteilungen oder unter bestimmten Mitarbeitergruppen? Verlagern Sie diese in Online Dienste wie:

• Jitsi (kostenlos)
• Zoom (ca. 17 Euro pro Monat)
• Adobe Connect (etwa 50 Euro pro Monat)
• GoToMeeting (14 Tage Testversion) etc.

Nach unserer Erfahrung ist ein wöchentliches Meeting zum Austausch sehr hilfreich um Problemthemen zu besprechen, Fragen zu klären, oder gemeinsam Ideen zu besprechen. Ein solches Meeting sollten Sie deshalb auch dann einrichten wenn es bisher nicht Teil des Arbeitsalltags war.

Gemeinsam auf einen Bildschirm schauen kann man ebenfalls mit allerlei oft kostenfreier Software (Stichwort Screensharing oder Desktopsharing), so z.B. mit

• Jitsi (kostenlos)
• Zoom (kostenlos für 2 Personen oder in Kleingruppe bis 40 Minuten Dauer)
• Google Remote Desktop (kostenloses Chrome Browser Add-on)
• Skype
• TeamViewer

Viele Führungskräfte haben bei Homeoffice ein schlechtes Gefühl. Die Mitarbeiter sitzen nicht mehr in der alleinigen Arbeitsumgebung, Ablenkungen scheinen vorprogrammiert und Schwindeleien bei der Arbeitszeitenbuchung damit auch?

Homeoffice lässt sich nicht kontrollieren – Arbeit am Arbeitsplatz aber auch nicht

Wenn wir es genau betrachten, lässt sich auch vor Ort nicht genau sagen wie lang die tatsächliche Arbeitszeit ist. Da sitzen Mitarbeiter schon mal ratlos oder ideenlos oder einfach nur mit leerem Kopf (wegen Nachmittagstief z.B.) vor dem Bildschirm. Oder es gibt Kaffeepausen mit Gesprächen mit Kollegen, die dann doch mal länger dauern. Und nicht immer wird dabei über Produktives gesprochen. Außerdem kennen Sie sicher die Meetings, die keinen wirklichen Nutzen hatten, wenn man sie verlässt.

Vertrauen fördert effizientes Arbeiten

Homeoffice ist in dieser Hinsicht auch als große Chance zu sehen. Es muss nicht mehr nach Zeit auf dem Bürostuhl bezahlt werden. Mitarbeiter können im Nachmittagstief Pause machen und in den Zeiten arbeiten, in denen sie sich leistungsfähig fühlen. Gemeinsam vereinbarte Onlinemeetings können dennoch stattfinden. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vertrauen entgegen bringen, werden diese ganz von selbst das Bedürfnis haben, die Zeiten korrekt zu buchen. Eine Software wie TimeBro kann ihnen dabei helfen ohne ständig selbst auf die Uhr sehen zu müssen. Es gibt auch zahlreiche kostenlose Zeiterfassungstools, von denen wir aber keines selbst getestet haben.

Das Vertrauen in Ihre Mitarbeiter, das Sie mit Aussagen wie „Ihr werdet das schon richtig/ fair machen.“ wird sich darin auszahlen, dass Mitarbeiter sehr genau hinsehen bei der Zeiterfassung und darauf achten werden auch wirklich fair zu sein.

Verantwortung übergeben

Ein weiterer Aspekt, der eine faire Arbeitszeiterfassung fördert ist die Übergabe von Verantwortung. Die meisten Mitarbeiter werden ohnehin schon für ihre Aufgabenbereiche selbst die Verantwortung tragen, dass das Arbeitspensum, das bei ihnen aufläuft, auch erfüllt wird. Mit anderen sollten Sie darüber sprechen wie Ihre Erwartungshaltung ist, also welche Ergebnisse Sie in welcher Zeit sehen möchten oder auch brauchen.

Übertarifliche Mitarbeiter in Gewerkschaften arbeiten übrigens ganz nach diesem Prinzip: Arbeitszeiten sind hier egal, es geht nur um Ergebnisse in bestimmten Zeitspannen. Auch der Weg zum Ziel ist nicht immer detailliert vorgegeben. Damit steigern Sie nicht nur die Motivation vieler Mitarbeiter, auch deren persönlicher Arbeitsstil und ihre Persönlichkeit werden dadurch gefördert.

Unfallversicherung zählt auch zu Hause – allerdings mit großen Einschränkungen, denn die Unfallversicherungen sind sehr vorsichtig. Wer vom Schreibtisch aufsteht und in der Küche Kaffee holt, gilt dabei schon wieder als Privatperson, die sich zu Hause bewegt. Die Angst davor, dass Haushaltsunfälle als Arbeitsunfälle deklariert werden, ist bei den Versicherern sehr hoch. Hier gibt es eine Erläuterung dazu.

Für alle anderen Versicherungen gilt das gleiche wie in der Büroarbeit auch. Wer zu Hause ist und nicht arbeitet, kann sich krankschreiben lassen. Die Arbeitszeit gilt ganz gleich für Rentenversicherung und Sozialversicherungsbeiträge. Hier ändert sich nichts.